Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

• Rechtspersoon: QUBE (handelend als EZSoft)
• Adres: Heusden-Zolder, België
• Website: https://ezsoft.digital
• E-mail: info@ezsoft.digital

QUBE is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / Verordening (EU) 2016/679).

Wij verzamelen persoonsgegevens op twee manieren: gegevens die u zelf verstrekt en gegevens die automatisch worden verzameld wanneer u onze website bezoekt.

• Gegevens die u verstrekt via het contactformulier: volledige naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, onderwerp, geselecteerde dienst(en) en uw bericht
• Bestandsbijlagen die u uploadt via het contactformulier (bijv. documenten, afbeeldingen — max 5 MB per bestand)
• Automatisch verzamelde gegevens: uw IP-adres, browser user agent en cookievoorkeuren
• Analyticsgegevens: bezochte pagina's, sessieduur, apparaattype en geografische regio (via Google Analytics, enkel met uw toestemming)
• Advertentiegegevens: interactiegegevens voor advertentiemeting (via Google Ads, enkel met uw toestemming)

Wij verzamelen geen bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of gegevens over ras of etnische afkomst).

Persoonsgegevens worden verzameld wanneer u:

• Het contactformulier invult op onze website
• Bestanden uploadt via het contactformulier
• Rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail
• Onze website bezoekt (IP-adres en user agent worden automatisch geregistreerd voor beveiliging en spampreventie)
• Analytics- of marketingcookies accepteert via onze cookiebanner

Inzendingen via het contactformulier, inclusief bestandsbijlagen, worden naar onze e-mail inbox gestuurd via SMTP (Google Workspace) en worden niet opgeslagen in een website-database. IP-adres en user agent worden bij formulierinzendingen meegestuurd voor anti-spampreventie.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om op uw aanvraag te reageren en de gevraagde informatie te verstrekken
• Om te communiceren over gevraagde diensten en offertes op te stellen
• Om (potentiële) klantrelaties te beheren
• Om onze website te beschermen tegen spam en misbruik (IP-adres, CAPTCHA, snelheidsbeperking)
• Om websitegebruik te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren (via Google Analytics — enkel met uw toestemming)
• Om advertentie-effectiviteit te meten en campagnes te optimaliseren (via Google Ads — enkel met uw toestemming)

Uw gegevens worden nooit gebruikt voor ongevraagde marketing zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden onder de AVG/GDPR:

• Toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG): voor het plaatsen van analyticscookies (Google Analytics) en marketingcookies (Google Ads). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via onze cookiebanner.
• Overeenkomst of precontractuele maatregelen (Artikel 6(1)(b) AVG): wanneer verwerking noodzakelijk is om op uw dienstaanvraag te reageren of een offerte op te stellen.
• Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG): voor beveiligingsmaatregelen (spampreventie, botbescherming), het beheren van zakelijke communicatie en elementaire operationele analytics.

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden:

• Contactformuliergegevens (e-mails): bewaard voor de duur die nodig is om uw verzoek af te handelen en eventuele opvolging, doorgaans tot 2 jaar. E-mails kunnen langer worden bewaard voor juridische of administratieve doeleinden.
• Google Analytics-gegevens: bewaard gedurende 14 maanden (zoals geconfigureerd in ons GA4-account).
• Google Ads-conversiegegevens: bewaard volgens de standaard bewaartermijnen van Google.
• Cookievoorkeuren: opgeslagen in de lokale opslag van uw browser totdat u deze wist of uw voorkeuren bijwerkt.

Na de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd. U kunt op elk moment verzoeken om eerdere verwijdering.

Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens niet. Uw gegevens kunnen worden verwerkt door de volgende vertrouwde dienstverleners, die als verwerkers namens ons optreden:

• Google Workspace (e-mailhosting): verwerkt contactformulierverzendingen bezorgd in onze inbox
• Google Analytics (GA4 — property G-VL69YRG3VZ): analyseert websiteverkeer, enkel met uw toestemming
• Google Ads (account AW-17959692352): meet advertentieconversies, enkel met uw toestemming
• Cloudflare Turnstile: biedt CAPTCHA-botbescherming op het contactformulier

Deze dienstverleners zijn gebonden door verwerkingsovereenkomsten en passende gegevensbeschermingsverplichtingen. Wij delen enkel de minimaal noodzakelijke gegevens voor elke dienst.

Sommige van onze dienstverleners (Google, Cloudflare) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder in de Verenigde Staten. Wanneer gegevens worden doorgegeven buiten de EER, zijn passende waarborgen voorzien overeenkomstig AVG Hoofdstuk V, waaronder: • EU-VS Data Privacy Framework (voor gecertificeerde bedrijven) • Standaardcontractbepalingen (SCC's) goedgekeurd door de Europese Commissie U kunt meer informatie over specifieke waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen.

Onze website maakt gebruik van Google Consent Mode v2 om cookietoestemming te beheren. Alle tracking is standaard geblokkeerd totdat u toestemming geeft via onze cookiebanner. Wij onderscheiden de volgende cookiecategorieën:

• Strikt noodzakelijk: cookievoorkeur (localStorage), Cloudflare Turnstile CAPTCHA — deze vereisen geen toestemming
• Analyticscookies (Google Analytics): worden pas geplaatst na uw toestemming voor analytics — gebruikt om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken
• Marketingcookies (Google Ads): worden pas geplaatst na uw toestemming voor marketing — gebruikt voor het meten van advertentieconversies en remarketing

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment beheren via de cookiebanner of door de lokale opslag van uw browser te wissen. Zie ons Cookiebeleid voor alle details.

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of wijziging:

• Al het websiteverkeer wordt bediend via HTTPS (TLS-versleuteling)
• Cloudflare Turnstile CAPTCHA om geautomatiseerd botmisbruik te voorkomen
• Server-side snelheidsbeperking om spaminzendingen te voorkomen
• Honeypot-velden om geautomatiseerde formulierinzendingen te detecteren en blokkeren
• Versleutelde e-mailbezorging via SMTP over TLS
• Google Consent Mode v2 die tracking voorkomt zonder toestemming

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage (Artikel 15): bevestiging verkrijgen of wij uw gegevens verwerken en een kopie opvragen
• Recht op rectificatie (Artikel 16): correctie van onjuiste of onvolledige gegevens verzoeken
• Recht op wissing (Artikel 17): verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken ('recht om vergeten te worden')
• Recht op beperking (Artikel 18): beperking van de verwerking verzoeken in bepaalde omstandigheden
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Artikel 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
• Recht van bezwaar (Artikel 21): bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: uw cookie- of marketingtoestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerking

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@ezsoft.digital. Wij reageren binnen 30 dagen. Als u van mening bent dat uw gegevensbeschermingsrechten zijn geschonden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be E-mail: contact@apd-gba.be

Dit privacybeleid kan in de toekomst worden uitgebreid voor aanvullende diensten, zoals:

• Klantportalen met gebruikersaccounts
• SaaS- of abonnementsdiensten
• Nieuwsbrief of e-mailmarketing

Materiële wijzigingen in verwerkingsactiviteiten worden via deze pagina gecommuniceerd en, indien vereist, wordt toestemming gevraagd voordat nieuwe verwerking begint.

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid bij te werken om wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten of wettelijke vereisten weer te geven. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.